Cosa dice l’Auditor – N.5: Un approfondimento sulla UNI EN 16636

L’ultima parte della rubrica analizza i punti 6 e 7 della norma, in particolare il punto 7, prevede che il PCO si accolli la responsabilità di tutti i lavori che subappalta in modo che siano forniti sempre in conformità alla norma europea di riferimento.Invece il punto 6 si occupa essenzialmente di competenze e requisiti e, in accordo con l’appendice A, vista nella prima uscita, nella quale esiste proprio una matrice di riferimento delle diverse competenze, dal punto 6.1.1 al punto 6.1.9, viene descritto come il PCO debba mantenere, per le figure interne (non occasionali), alti livelli di formazione continua, aggiornamento, di adeguatezza delle competenze sui diversi tipi di parassiti, sui metodi di trattamento, di gestione e controllo degli stessi. È reso obbligatorio, al fine di dimostrare quanto sopra, la tenuta di un registro della formazione e i conseguenti risultati delle valutazioni finali formali.

Il punto 6.2 rende obbligatorio un registro delle attrezzature dove vengano evidenziati i programmi di manutenzione di tutte le attrezzature comprensivi di calibrazione regolazione per tutti gli oggetti che ne hanno bisogno.

Dal punto 6.3.1 al punto 6.3.3 si parla invece di utilizzo e fornitura di pesticidi.

La norma richiama l’attenzione del PCO, del suo tecnico e dell’utilizzatore professionale circa il corretto utilizzo dei pesticidi (efficacia, efficienza, impatto su ambiente e persone, impatto sul benessere animale).

Tutti i pesticidi dovranno essere usati solo ed esclusivamente seguendo le istruzioni riportate nelle etichette e sarà il responsabile tecnico che fornirà le informazioni dettagliate all’utente professionale, in modo che questo possa a sua volta dare consigli al cliente finale circa i rischi legati ai prodotti utilizzati, agli impatti potenziali sulle persone e sugli animali non target.

In ultimo, il paragrafo 6.3.6 fornisce informazioni circa i registri da tenere e i protocolli da implementare per gestire correttamente una fuoriuscita accidentale o il contatto del pesticida con una specie non bersaglio. Niente di nuovo per chi già possiede una certificazione Ambientale ISO 14001.

Nel paragrafo 6.4 e nei successivi, fino al 6.4.6, la norma indica l’obbligo di tenere una procedura per ciascun servizio fornito dal PCO.

In particolare la registrazione dovrà essere mantenuta per almeno un anno o comunque in conformità con i requisiti legali e quelli del cliente.

La registrazione deve comprendere le prove delle attività svolte e dei risultati raggiunti per includere i dati di intervento, parassiti, infestazione, tecniche e pesticidi utilizzati e qualsiasi altra informazione rilevante compresi i trattamenti aggiuntivi, i sistemi di monitoraggio supplementari, il miglioramento delle strutture, dei processi e della gestione (paragrafo 6.4.5).

Devono essere altresì registrati tutti i prodotti, le quantità e i loro principi attivi nonché tutte le raccomandazioni fornite al cliente per garantire un servizio sicuro ed efficace.

Quando il servizio erogato richiede un monitoraggio o un controllo continuo, i registri devono includere anche:

  • Il piano vero e proprio che indica la posizione e altre informazioni circa i punti di controllo;
  • Il programma dei monitoraggi pianificati.

Il paragrafo 6 si conclude con il punto 6.5 il quale suggerisce di tutelare i propri interessi e quelli dei propri clienti tramite un livello appropriato di assicurazione di responsabilità civile e professionale.

Sicuramente i PCO più strutturati, anche se fuori dalla norma, opereranno assicurando al loro cliente finale che i servizi da loro offerti siano il più possibile allineati, non con le buone pratiche ma, almeno, con un minimo di criterio nei confronti della gestione dei parassiti e dei problemi che si potrebbero avere dall’uso sconsiderato di taluni metodi di monitoraggio e controllo.

Molti, dopo l’analisi della 16636, avranno esclamato: “sono anni che faccio queste cose” mentre altri, solo con la lettura di questi articoli, saranno riusciti a capire che c’è molto da fare per allinearsi ai servizi gestiti almeno con le “Good Practice”.

La norma, da non prendere come una Bibbia, è rivolta ad entrambi i fruitori, quelli del “sono anni che lo faccio” per portarli in brevissimo tempo a certificare la loro “bravura” e quelli che non hanno mai adottato “buone pratiche” per avvicinarli il più possibile all’eccellenza.

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Cosa dice l’Auditor – N.4: Un approfondimento sulla UNI EN 16636

Riprendendo il discorso dal punto 5.6, continuiamo a guardare sempre meglio nel dettaglio i punti salienti di questa 16636.

5.6 Definire il piano di gestione e controllo delle infestazioni

In questo punto della norma viene specificato, con buona evidenza, come deve essere gestito il rapporto con il cliente successivamente alle valutazioni del caso effettuate attraverso i precedenti punti dal 5.1 al 5.5. Nel 5.6 viene affrontato il discorso del PIANO DI GESTIONE e dei diversi scenari che possono presentarsi al PCO dopo la sua valutazione e che possono, poi, avere un importante impatto sulla strategia proposta.

In particolare, gli scenari che possono presentarsi sono 3:

  • Scenario 1:
    1. Nessuna presenza di parassiti
    2. Condizioni dell’ambiente valutato: non favorevoli per la proliferazione di parassiti

Consigliato monitoraggio continuo per mantenere i risultati della diagnosi

  • Scenario 2:
    1. Nessuna presenza di parassiti
    2. Condizioni dell’ambiente valutato (interno e/o esterno): tali da poter stabilire una possibile infestazione.

Il PCO in questo caso deve poter dare consigli sulla struttura e sulla costruzione (PEST PROOFING), sulle condizioni igienico sanitarie prevalenti e sull’ambiente, su azioni per formare e sviluppare il comportamento del cliente, sui metodi di diretto controllo dei parassiti all’esterno e nelle immediate vicinanze.

  • Scenario 3
    1. Presenza di parassiti

Il PCO in questo caso deve poter utilizzare tutte le attività viste nello scenario 2 e in più deve seguire i principi di gestione integrata dei parassiti e mettere in atto strategie specifiche per il loro controllo, ad esempio: modifica dell’habitat, controllo biologico, fisico o chimico, tenendo conto dei diversi rischi per l’ambiente per le contaminazioni di suolo e acque e per i rischi di avvelenamento primario e/o secondario.

[figure coinvolte: Responsabile tecnico, Operatore sul campo]

5.7 Proposta formale al cliente

La proposta formale al cliente, si deve basare sulla analisi di tutti i punti precedenti al fine di poter esporre in maniera logica e sequenziale la strategia di controllo delle infestazioni.

Gli elementi a corredo di questa proposta devono riguardare la definizione del rischio di infestazione, l’identificazione dei parassiti e dei luoghi più a rischio, nonché le possibili vie di ingresso e proliferazione. Devono essere forniti al cliente tutti i ragguagli riguardanti le strategie di controllo proposte e i servizi di follow up (es. monitoraggio), oltre a tutte le informazioni di carattere tecnico rilevanti per eventuali misure di correzione ambientale urgente.

La proposta deve essere corredata da un preventivo da far firmare al cliente per approvazione e accettazione.

La norma, nell’ultimo capoverso indica quali sono i punti che devono essere registrati per iscritto per la fornitura di un servizio in conformità alla 16636.

5.8 Fornire il servizio concordato

Il PCO deve fornire un servizio selezionando un adeguato:

  • metodo di controllo appropriato (principio attivo e formulazione);
  • metodo applicativo
  • metodo di immagazzinaggio e trasporto

5.8 Gestione dei rifiuti

Viene indicato che lo smaltimento dei rifiuti derivanti dalle operazioni del PCO devono essere smaltite seguendo la legislazione e i codici di condotta, ma non viene data alcuna specifica ulteriore.

I successivi punti della sezione 5 della norma, ovvero il 5.10.1 al 5.10.2 intendono dare indicazione su quelli che sono i documenti da utilizzare durante il servizio, documenti ad uso interno e documenti ad uso esterno (per il cliente) con la specifica delle informazioni che dovrebbero essere riportate in ciascuno di essi:

  • indicazione del nome del cliente, data, ora, tipo di servizio fornito, nome del prodotto utilizzato, quantità e area di applicazione, azioni correttive e preventive raccomandate al cliente (registro interno);
  • indicazione del PCO, nome e indirizzo del cliente, conferma del servizio fornito, date e orari di fornitura del servizio, raccomandazioni sulle azioni che il cliente deve compiere per prevenire una ripresa della infestazione e periodo di rientro nell’area trattata (Rapportino di servizio)

Gli ultimi due punti del capitolo 5 della norma riguardano la conferma dell’efficacia del servizio (5.11) nel quale il PCO deve indicare, assumendosene le responsabilità, che il servizio concluso è in linea con quanto concordato con il cliente, e il monitoraggio (5.12), ovvero la definizione di appropriate visite di sorveglianza (in contratti di servizio regolari) che assicurino la protezione dei beni del cliente.

Ad ogni visita il PCO deve registrare il risultato e confrontarlo con quelli che sono i limiti di sorveglianza imposti in modo da esplicitare al meglio l’andamento periodico delle infestazioni.

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Cosa dice l’Auditor – N.3: Un approfondimento sulla UNI EN 16636

Proseguendo l’esplorazione del mondo “UNI EN 16636”, ci rendiamo conto di come le attività elencate nel nostro secondo approfondimento facciano parte di un flusso circolare che l’azienda che applica un sistema in accordo con la norma in oggetto deve essere in grado di garantire e rispettare.

Tutto il punto 5 della norma si concentra sull’analisi di questo diagramma (foto sopra) all’interno del quale si muovono le seguenti figure:

  • Responsabile tecnico
  • Utente professionale (operatore sul campo)
  • Venditore (agente)
  • Amministrazione

le cui competenze sono esplicitate nella appendice già vista, anche questa, nel nostro secondo approfondimento.

Passiamo a esaminare ciascun punto del diagramma che compone per intero il processo del servizio di gestione degli infestanti.

Guardiamo i primi 5 punti di questo flusso:

5.1 Contatto con il cliente

In questo primo contatto con il cliente, è importantissimo tenere conto in modo specifico di qualsiasi preoccupazione del cliente e di eventuali fattori di rischio che possano influire con la scelta del servizio da offrire (ad esempio posizione geografica, natura del business del cliente, valore dei beni interessati dal servizio, ecc.). Il servizio proposto sarà sicuramente diverso tra quello in una azienda che tratta viti o bulloni o quello in un molino!!!!!! [figure coinvolte: Responsabile tecnico, Operatore sul campo, Venditore]

5.2 Ispezionare / Valutare il sito – Monitoraggio

In questa fase il PCO (nella persona della sua persona competente) deve determinare se vi sia una infestazione in atto o se possa, potenzialmente, aver luogo. Le risultanze di questa prima attività, devono essere spiegate al cliente prima che venga implementato qualsiasi intervento.

Questa valutazione deve fornire indicazioni specifiche circa le eventuali specie infestanti, circa i fattori che potrebbero dar luogo o favorire una infestazione; circa l’identificazione delle diverse misure preventive, sia strutturali che no, per attenuare il rischio di una infestazione, proliferazione o reinfestazione (Pest proofing); revisionare e valutare l’efficacia delle precedenti ispezioni, dei precedenti trattamenti e interventi.

Se questa attività fa parte di un regolare contratto di servizio in cui non viene identificata alcuna infestazione si parla di monitoraggio. [figure coinvolte: Responsabile tecnico, Operatore sul campo, Venditore]

5.3 Valutare le infestazioni, identificare i parassiti e condurre una analisi sulla causa originaria

Se viene rilevata una infestazione, il responsabile tecnico, in questa fase, deve condurre una analisi approfondita e spiegare i risultati al cliente.

La valutazione deve riguardare elementi essenziali per una diagnosi accurata, tra cui:

  • Rilevamento e identificazione di parassiti e loro portata e distribuzione;
  • Valutazione dei fattori che potrebbero portare ad una loro proliferazione;
  • Identificazione delle misure preventive per mitigare i rischi di ulteriori infestazioni;

Attenzione particolare si dovrà porre poi sulle situazioni in cui il cliente non è riuscito ad agire in base a precedenti raccomandazioni.

Quando viene identificata la presenza di parassiti, il PCO deve stabilire e rintracciare le possibili fonti dell’infestazione e utilizzare questi risultati per eventuali raccomandazioni formali e per progettare strategie di prevenzione e trattamento.
[figure coinvolte: Responsabile tecnico]

5.4 Valutazione del rischio del cliente e del sito

In questo punto della norma, come nella nuova ISO 9001:2015, si parla di “risk assessment” o analisi del rischio, ovvero, una metodologia volta alla determinazione del rischio associato a determinati pericoli o sorgenti di rischio. Questa può essere applicata in svariati campi, dal settore agroalimentare (HACCP) sino alla gestione dei rischi ambientali.

Esiste addirittura una norma ISO, la 31000, che fornisce principi e linee guida generali per la gestione del rischio. Può essere utilizzata da qualsiasi organizzazione pubblica, privata o sociale, associazione, gruppo o individuo e non è specifica per nessuna industria o settore. La ISO 31000 può essere adottata per molte attività come la definizione di strategie e decisioni, operazioni, processi, funzioni, progetti, prodotti, servizi e beni. Può inoltre essere applicata a qualsiasi tipo di rischio, sia per conseguenze di tipo positivo che negativo.

Nel nostro caso il PCO deve prendere in considerazione:

  • eventuali implicazioni derivanti dai requisiti della natura e della struttura dei locali, dell’ambiente e del luogo, dalle attività svolte sul sito;
  • il potenziale impatto dell’intervento sull’ambiente e sulle specie non bersaglio;
  • l’atteggiamento del cliente nei confronti del rischio (ossia la natura degli organismi parassitari, la probabilità di presenza e / o proliferazione e una valutazione realistica delle potenziali conseguenze che tale presenza avrebbe sul cliente)

[figure coinvolte: Responsabile tecnico]

5.5 Definire il campo di applicazione legale

Il responsabile tecnico stabilisce formalmente quali regolamenti e leggi sono applicabili (nel settore di intervento) e quindi seleziona una strategia di controllo appropriata da includere nel piano di gestione dei parassiti per il cliente.

I diversi scenari di controllo sono soggetti a diverse normative europee, racchiusi all’interno dell’allegato B della norma:

B2. Protezione delle risorse, inclusi legno, prodotti a base di legno e altri materiali (compresi la proprietà degli edifici e il controllo degli uccelli) – Gruppo Principale 2 del regolamento (UE) No. 528/2012 relativo alla messa a disposizione sul mercato e all’uso dei biocidi

B3. Protezione di piante e prodotti vegetali – Regolamento (CE) No. 1107/2009 relativo all’immissione sul mercato dei prodotti fitosanitari

B4. Protezione della salute in esseri umani, animali e bestiame tramite gestione e controllo delle infestazioni (Pest Management) – Gruppo Principale 3 del regolamento (UE) No. 528/2012 relativo alla messa a disposizione sul mercato e all’uso dei biocidi

B5. Protezione della salute negli esseri umani, animali domestici e bestiame da disinfezione – Gruppo Principale 1 del regolamento (UE) No. 528/2012 relativo alla messa a disposizione sul mercato e all’uso dei biocidi

[figure coinvolte: Responsabile tecnico]

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Cosa dice l’Auditor – N.2: Un approfondimento sulla UNI EN 16636

Cominciando a spulciare meglio la “nuova” norma sui servizi di gestione e controllo delle infestazioni, i più esperti del mondo delle “certificazioni” noteranno da subito come il corpo del testo sia assolutamente assimilabile a quello delle ben più note ISO 9001, ISO 14001 ecc. ovvero 7 punti complessivi e 4 appendici.

Ma è proprio da queste ultime che si può riuscire a capire come la norma in questione entri nel profondo del lavoro del PCO cercando, più delle altre norme, di specificare punto per punto le competenze necessarie per poter svolgere il lavoro nel modo migliore possibile dividendolo per livelli di responsabilità.

In maniera poco ortodossa, partendo ad analizzare la norma dalla fine, quindi proprio dalle sue appendici, è proprio qui che ritroviamo le informazioni migliori per cominciare ad approcciarsi nel modo più professionale possibile alla gestione dei parassiti a 360°. Anche in questo caso vige la stessa regola valida per molto materiale legislativo (leggi, decreti legge, ordinanze ecc.): le informazioni migliori, le più pratiche, le più applicative, si trovano nelle appendici e negli allegati!

La prima delle appendici alla nostra norma di settore, sulla quale vorrei soffermarmi, visto che rappresenta il vero cuore pulsante della norma stessa, specifica, in 6 (!) pagine, quali sono le competenze richieste a ciascun individuo inserito nell’organigramma aziendale e che ricopre ruoli specifici nell’erogazione di servizi professionali di gestione e controllo delle infestazioni.

Le competenze richieste sono divise in 80 punti che, per maggiore chiarezza, vengono divisi in sottoparagrafi facenti parte delle attività svolte da un PCO durante il suo lavoro, che non è inteso solo come quello “in campo”, ma parte da lontano, dal “primo contatto”, durante il quale viene definito il cliente, la problematica, l’urgenza, la pericolosità ecc. e finisce con il garantire la validità del servizio offerto.

Le attività nel loro complesso sono:

  1. Primo contatto: Definizione del problema; Contesto del cliente
  2. Valutazione del sito del cliente
  3. Analisi della causa originaria
  4. Analisi dei rischi del cliente e del sito
  5. Definizione del campo di applicazione
  6. Definizione delle strategie alternative di gestione e controllo delle infestazioni, incluso il monitoraggio
  7. Preparazione di un piano di gestione infestanti per il cliente
  8. Manutenzione, trasporto, immagazzinamento e calibrazione degli strumenti
  9. Esecuzione del piano di gestione e controllo infestazioni concordato
  10. Rapporti (report) e raccomandazioni formali
  11. Conferma dell’efficacia del servizio
  12. Monitoraggio del sito
  13. Garanzia delle competenze

A queste attività la norma affianca i ruoli inseriti in una azienda di PCO ovvero:

  1. Il responsabile Tecnico
  2. L’utente professionale (operatore sul campo)
  3. Il venditore (Agente)
  4. L’amministrazione

Tutti ruoli importantissimi al fine di garantire un ottimo servizio eseguito da una moderna azienda strutturata in modo corretto e che, per le aziende più piccole, possono far capo anche ad una sola persona.

Nell’appendice, i ruoli e le attività, sono inseriti in una tabella e, come in una battaglia navale, dagli incroci che ne derivano scaturiscono, con semplici Sì e NO, le competenze proprie che ciascuna persona che ricopre il suddetto ruolo deve essere in grado di soddisfare, per esempio:

Per questa prima attività si può ben intuire come tutti i ruoli sono interessati dal primo approccio con il cliente, l’agente che ha venduto il servizio, il responsabile tecnico che ha definito i rischi e le esigenze del cliente ecc. tranne l’operatore che entrerà in gioco in un secondo momento e al quale verranno trasmesse le informazioni raccolte in questa prima fase.

L’intera tabella è strutturata in questo modo e c’è da notare come in alcune caselle, invece che Sì o NO, è inserita la parola CONSAPEVOLEZZA. Questo significa che la figura in questione deve cercare di avere almeno una prima infarinatura sulla attività in questione. Come si può ben capire dall’esempio sotto, anche il personale amministrativo deve avere una minima conoscenza su un argomento chiave dell’intero lavoro:

L’intera appendice A è un esaustivo elenco di tutti quelli che sono, nei diversi livelli dell’organigramma, le competenze richieste e che potrebbero essere un ottimo spunto per lo sviluppo di manuali e relazioni tecniche puntuali e approfondite anche per quelle aziende non certificate che cercano di offrire ai loro clienti un servizio in linea con le più moderne pratiche di gestione dei parassiti.

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Cosa dice l’Auditor – N.1: Un approfondimento sulla UNI EN 16636

Claudio Moresi è laureato in Scienze Forestali e Ambientali. Successivamente ha seguito numerosi corsi di aggiornamento che lo hanno portato, nel corso degli anni, a specializzarsi sempre più nel controllo igienico-sanitario nel settore alimentare e non solo. Dal 2005 è responsabile tecnico-commerciale per Colkim per la Puglia, la Basilicata, Cosenza e Crotone. Claudio è anche Auditor e consulente per le norme 9001 – 14001 – 22000 – 22005 – 10854 e 16636 e Consulente BRC e IFS.

Per questo motivo il suo punto di vista può essere utile per i disinfestatori che spesso hanno un rapporto conflittuale con gli auditor.

Per quanto riguarda la UNI EN 16636, Claudio potrà evidenziarne i punti di forza e a sottolinearne i punti deboli per supportare il lavoro del disinfestatore che, finalmente, è sempre più proiettato verso la qualità e la professionalità.

A lui la parola in questo primo articolo a cui ne seguiranno altri di approfondimento:

Lo scenario in cui nasce la nuova UNI EN 16636 è fortemente plasmato sui servizi di controllo degli organismi infestanti o Pest Control, come si chiamano diffusamente adesso, al fine di consentire un controllo e una verifica dei danni che essi posso causare all’ambiente, agli animali, alle persone e in particolare alle derrate alimentari.

La norma è applicabile da parte delle imprese che erogano il servizio di Pest control ed è la stessa norma che, nella sua parte iniziale, esclude le aree della protezione delle colture e la pulizia e la disinfezione ordinaria associata a regolari contratti di servizi per la pulizia, facendo chiarezza circa gli ambiti di applicazione della stessa.

La UNI EN 16636 colma non poco il vuoto legislativo e la mancanza di “good practice” scritte per il settore di riferimento ma per gli addetti ai lavori è ancora molto poco e, probabilmente, la strada scelta è ancora lunga ma forse è quella giusta.

A poco più di 2 anni di vita il testo della norma è stato preso come riferimento da parecchi clienti finali, soprattutto aziende agroalimentari, che utilizzano la norma per controllare il lavoro delle ditte di servizi. Ma sono soprattutto gli stessi PCO che, anche se non certificati per questo standard, nella norma trovano preziose indicazioni su come svolgere il loro lavoro. Un po’ quello che è successo anni fa con i regolamenti BRC e IFS che sono stati presi come riferimento dai controllori ufficiali (in maniera errata in molti casi) e dalla GDO italiana per definire capitolati d’appalto.

Dal canto suo, la norma ha non pochi punti di forza: il primo, e forse il più importante, è proprio quello di essere riconosciuta come “veramente professionale” in tutta Europa unificando ulteriormente l’industria europea di gestione e controllo delle infestazioni. I PCO italiani, che in molti casi soffrono il confronto con i loro pari Europei, potrebbero trarre da questo spunto solo dei vantaggi, con l’apertura di scambi commerciali transnazionali, rassicurando i clienti finali che le operazioni vengono svolte seguendo norme chiare (finalmente scritte), in modo sicuro, efficace ed entro opportuni regolamenti Europei e nazionali che si trovano alla base delle verifiche in nome della UNI EN 16636.

Un altro punto di forza di questa nuova norma è sicuramente quello che assicura il cliente finale che gli operatori hanno le competenze per offrire un “servizio” garantendo e rispettando livelli minimi e convalidati di conoscenza teorica e abilità pratica. La parola servizio è intesa in maniera molto ampia e spazia dalla vendita, ai suggerimenti di gestione pre e post “interventi”, assicurando un servizio in grado di andare ad affrontare le cause originarie del problema identificato. Nel contempo garantisce la riduzione dei rischi per i clienti ed il pubblico e riduce gli impatti negativi sull’ambiente e sul benessere animale.

L’obiettivo finale dichiarato dalla norma è quello di consentire al PCO di offrire servizi conformi con i principi stabiliti dall’OMS in materia di IPM (Integrated Pest Management) e include una combinazione di fattori diversi (controllo chimico, fisico, biologico) per il successo nel controllo dei parassiti, in qualsiasi filiera ci si trovi ad operare.

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